عندما تتجاوز الشركة عددًا قليلًا من الموظفين، يظهر نوعان من البرمجيات في كل نقاش: نظام CRM ونظام ERP. كلاهما يعد بالنظام، وكلاهما قد يكون مكلفًا إذا أُسيء اختياره. وكثير من الشركات تشتري النظام الخطأ أولًا، فقط لأن البائع كان مقنعًا أو لأن منافسًا يستخدمه.
السؤال الأفضل ليس أي النظامين أقوى، بل أين تخسر شركتك أكثر وقت أو مال أو عملاء الآن.
ما وظيفة كل نظام
نظام CRM (إدارة علاقات العملاء) ينظر إلى الخارج. يدير العملاء المحتملين والعملاء والمتابعات والصفقات ومسار المبيعات. مهمته ألا يُنسى أي استفسار، وأن تعرف أي العملاء أكثر قيمة.
نظام ERP (تخطيط موارد المؤسسة) ينظر إلى الداخل. يربط العمليات: المشتريات والمخزون والإنتاج وأوامر البيع والفواتير والحسابات. مهمته أن يعمل الجميع بالأرقام نفسها، فيتطابق المخزون والطلبات والمال.
علامات أنك تحتاج CRM أولًا
- تصل الاستفسارات عبر واتساب والهاتف والبريد والنماذج، وبعضها لا يُرد عليه أبدًا.
- يحتفظ كل مندوب مبيعات بقائمته، فيختفي العملاء عندما يغادر أحدهم.
- لا تستطيع معرفة عدد الصفقات المفتوحة، أو أي مصدر يأتي بأفضل العملاء.
- تعتمد المتابعة على الذاكرة لا على التذكيرات.
علامات أنك تحتاج ERP أولًا
- نادرًا ما يطابق المخزون في النظام المخزون على الرف.
- تُدخل الطلبات والفواتير والمدفوعات أكثر من مرة في أدوات مختلفة.
- يستغرق إقفال الشهر أيامًا من مطابقة الجداول.
- لكل فرع أو قسم نسخته الخاصة من الأرقام.
عندما تحتاج الاثنين
كثير من الشركات تحتاج النظامين في النهاية، مترابطين. تُغلق المبيعات الصفقة في CRM، ثم يتبعها الطلب وحجز المخزون والفاتورة في ERP دون إعادة إدخال. الخطأ هو محاولة إطلاق كل شيء دفعة واحدة. الخطة المرحلية أفضل: حل المشكلة الأشد أولًا، ثم ربط النظام التالي بها.
أسئلة تجيب عنها قبل الاختيار
- 1أي عملية تخسر أكثر مال أو عملاء اليوم؟
- 2ما الأدوات التي ندفع ثمنها حاليًا، وماذا يمكن أن تقدم بإعداد أفضل؟
- 3من سيستخدم النظام يوميًا، وما الذي يجب أن يكون بسيطًا له؟
- 4بماذا يجب أن يتصل النظام: المحاسبة، الموقع، الدفع، واتساب؟
- 5ماذا سنضيف في المرحلة الثانية؟
الإجابة الصادقة عن هذه الأسئلة تُظهر غالبًا أن الخطوة الأولى الصحيحة أصغر مما كان متوقعًا. وهذه نتيجة جيدة: نظام يُستخدم كل يوم أثمن من نظام كبير لا يثق به أحد.